¿Puede una empresa utilizar el número de teléfono personal de una trabajadora para incluirla en grupos de WhatsApp corporativos sin su consentimiento?
Resolución de la Agencia Española de Protección de Datos, expediente EXP202310848.
Sentencia de Consulta Vinculante (AEAT, SS) del 30/05/2025 en materia de OTRAS CUESTIONES
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Resumen
La AEPD analiza si la inclusión de una trabajadora en grupos de WhatsApp de empresa usando su número de teléfono personal se ajusta a lo dispuesto en el art. 6.1 RGPD. Concluye que no concurre ninguna de las bases jurídicas previstas que legitimen dicho tratamiento de datos e impone una sanción de 70.000 € y ordena adoptar medidas correctivas. Aplicando reducciones por reconocimiento de responsabilidad y pago voluntario la cuantía queda fijada en 42.000 €.
Supuesto de hecho
- Durante la relación laboral, la trabajadora solicitó un terminal corporativo, pero la empresa no se lo facilitó, indicándole que utilizara provisionalmente su teléfono personal para comunicaciones laborales.
- En mayo de 2023, antes de iniciar sus vacaciones, comunicó que dejaría de usarlo con fines laborales y que saldría de los grupos de WhatsApp. No obstante, el 5 de junio de 2023 fue añadida de nuevo a uno de estos grupos y posteriormente eliminada tras la extinción de su contrato.
- La empresa alegó que la inclusión en los grupos fue excepcional y transitoria, que la trabajadora solo había pedido salir durante las vacaciones y que había adoptado medidas para prohibir el uso de móviles personales en comunicaciones corporativas, elaborando un protocolo interno.
Consideraciones jurídicas
- El número de teléfono es un dato personal porque identifica de forma directa a su titular. El art. 6.1 RGPD exige para su tratamiento el consentimiento del interesado u otra base jurídica válida. En este caso, no consta el consentimiento de la trabajadora ni se acredita otra causa de licitud, como la necesidad del tratamiento para la ejecución del contrato laboral o el cumplimiento de una obligación legal.
- La inclusión en un grupo de WhatsApp supone un tratamiento de datos que, al no contar con base jurídica, vulnera el principio de licitud del tratamiento. Esta infracción se tipifica como muy grave (art. 83.5 RGPD y art. 72.1.b LOPDGDD).
- Al apreciarse intencionalidad/negligencia en la infracción, se impone una multa de 70.000 € y la obligación de implantar medidas para adecuar el tratamiento a la normativa, con el deber de acreditarlo en un mes. El reconocimiento de responsabilidad y el pago voluntario permiten aplicar una reducción acumulada del 40 %, quedando la sanción en 42.000 €.
Conclusión Lexa
El uso del número de teléfono personal de un trabajador para su inclusión en grupos de mensajería corporativos requiere consentimiento u otra base jurídica válida. Su ausencia constituye infracción muy grave sancionable, sin perjuicio de que el reconocimiento y el pago voluntario permitan reducir la multa, manteniéndose la obligación de adoptar medidas correctivas.
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